Kiedy średniej wielkości firma dociera do ściany wydajnościowej swoich dotychczasowych narzędzi IT, na stole pojawia się kluczowe pytanie: czy brnąć w kolejne licencje i integracje gotowych systemów (SaaS), czy zainwestować w stworzenie oprogramowania dedykowanego od podstaw? Dla zarządu i dyrektorów finansowych (CFO) argumentem ostatecznym rzadko jest sama wygoda czy nowoczesność interfejsu.

Liczą się twarde liczby. Zbudowanie własnego systemu to poważny wydatek kapitałowy (CAPEX), który musi się zwrócić. W jaki sposób obliczyć opłacalność takiego przedsięwzięcia? Kluczem jest rzetelna analiza wskaźnika zwrotu z inwestycji (ROI), w której zestawimy początkowe koszty z długoterminowymi oszczędnościami operacyjnymi, zwłaszcza tymi wynikającymi z odzyskanego czasu pracowników.

Koszty widoczne i ukryte – co bierzemy pod uwagę?

Aby poprawnie obliczyć ROI, musimy zdefiniować wszystkie strumienie kosztów. W przypadku gotowego oprogramowania błędem jest liczenie samego rocznego abonamentu. Do całkowitego kosztu posiadania (TCO) u dostawcy zewnętrznego należy doliczyć:

• Koszty dodatkowych licencji wraz ze wzrostem zatrudnienia (tzw. podatek od skalowania).
• Wydatki na zewnętrzne integratory (np. Zapier, Make) oraz niestandardowe wtyczki wspierające braki gotowca.
• Koszty utraconych szans (gdy sztywny system nie pozwala na szybkie wdrożenie nowego modelu sprzedaży lub obsługi).

W przypadku systemu dedykowanego, krzywa kosztów wygląda odwrotnie. Największy wydatek ponosimy na samym początku – jest to faza analizy biznesowej, projektowania, programowania i wdrożenia. Po tym etapie koszty drastycznie spadają i ograniczają się głównie do utrzymania infrastruktury serwerowej (hosting) oraz ewentualnych prac rozwojowych w ramach umowy SLA. Jesteś właścicielem kodu, więc niezależnie od tego, czy zatrudnisz 10, czy 100 nowych osób, nie płacisz za kolejne „fotele” licencyjne.

Największa dźwignia finansowa: czas twojego zespołu

Głównym motorem zwrotu z inwestycji w systemy dedykowane nie jest wbrew pozorom sama oszczędność na drogich abonamentach Enterprise. Prawdziwe pieniądze kryją się w optymalizacji czasu pracy zespołu operacyjnego. Jeśli Twój zespół liczy 50 osób, a każda z nich kosztuje firmę średnio 10 000 zł brutto z narzutami pracodawcy (ok. 60 zł za godzinę), każda roboczogodzina jest niezwykle cenna.

Wyobraź sobie, że nowy, szyty na miarę system automatyzuje generowanie raportów, obieg dokumentów i wymianę danych z magazynem, oszczędzając każdemu pracownikowi zaledwie 30 minut dziennie. To 10 godzin w miesiącu na jednym etacie. W skali 50-osobowej firmy odzyskujesz aż 500 godzin w miesiącu! Przekłada się to na konkretne oszczędności finansowe, a odzyskany czas pracownicy mogą przeznaczyć na obsługę nowych klientów lub działania strategiczne bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

Kalkulacja roi – przykład z życia średniej firmy

Przyjrzyjmy się uproszczonej kalkulacji dla wspomnianej wyżej firmy (50 pracowników), która decyduje się na budowę własnego systemu za kwotę 250 000 zł. Zobaczmy, jak kształtują się koszty i zyski w perspektywie 36 miesięcy (3 lat).

Powyższa kalkulacja udowadnia, że dobrze zaprojektowany system dedykowany potrafi zwrócić się w całości (osiągnąć próg rentowności – Break-Even Point) już w okolicach 18-24 miesiąca od momentu finalnego wdrożenia w firmie.

Czy warto? podsumowanie dla osób decyzyjnych

Podejmując decyzję o budowie własnego oprogramowania, nie można patrzeć wyłącznie na kwotę widniejącą na ofercie od software house’u. Traktowanie tego wydatku jako zwykłego kosztu to jeden z najczęstszych błędów zarządczych. Własny system to realna przewaga konkurencyjna – pozwala obsługiwać więcej klientów tą samą liczbą pracowników, eliminuje kosztowne ludzkie błędy i chroni firmę przed nieprzewidywalnymi podwyżkami cenników u globalnych dostawców chmurowych.

Oczywiście, nie każde przedsiębiorstwo od razu potrzebuje systemu dedykowanego. Jeśli procesy u Ciebie w firmie są wysoce standardowe, a skala działania relatywnie niewielka, SaaS będzie wciąż rozsądniejszym wyborem na początek. Jeśli jednak zatrudniasz kilkadziesiąt osób, Twoje systemy nie wymieniają ze sobą danych, a gotowe programy wymuszają sztuczne kompromisy w sposobie Waszej pracy – matematyka biznesowa staje się bezlitosna. Dobrze policzony system dedykowany to po prostu niezwykle rentowna i logiczna inwestycja kapitałowa.

Artykuł ekspercki przygotowany na bazie analiz wdrożeniowych procesów IT dla sektora MŚP. Więcej sprawdzonych studiów przypadku oraz merytorycznej wiedzy na temat budowy dedykowanego oprogramowania biznesowego znajdziesz na stronie partnera publikacji: ap2media.com